I hvert enkelt tilfelle må kommunen foreta en helhetlig vurdering av om aktiviteten kan medføre ulemper for og å være i konflikt med andre interesser. I tillegg må sikkerhet vurderes nøye i samråd med aktør, grunneier og politiet. I avtalen vil det i utgangspunktet bli stilt følgende vilkår;
1. Det skal minimum være 15cm stålis eller tilsvarende styrke (tåler 900kg). Det må føres islogg.
Vurdering: Før det iverksettes brøyting, preparering av skøytebaner og tilrettelegging for ferdsel bør istykkelsen være 15cm. Denne gir en teoretisk kapasitet på 900kg. Dette er nødvendig tykkelse for motorferdsel med ATV og den vil tåle større grupper av personer. Før det iverksettes arrangementer vil det være nødvendig med ytterligere kapasitet fordi det kan medføre større folkemengder på begrenset areal. Dette må aktør vurdere i hvert enkelt tilfelle. Det må føres islogg, som dokumentasjon på jevnlig issjekk med hensyn til tykkelse og beskrivelse av type is.
2. Nærhet til offentlig veg av hensyn til evt redningsaksjoner
Vurdering: Det vil være mest hensiktsmessig å velge vann som fra før har en viss tilrettelegging for friluftsliv. Dersom det skulle oppstå en akutt redningsaksjon, er nærhet til brøytet vei viktig
3. Parkeringsplass for minimum 5 biler
Vurdering: For å hindre at biler må parkere på offentlig veg, settes det krav om parkeringsplass for minimum 5 biler. Biler som står parkert ute i veien, kan skape trafikkfarlige situasjoner når personer skal ut og inn av bilene. Parkeringsplass kan være en midlertidig brøytet/ preparert plass på et jorde o.l.
4. Plan for avgrensning mot områder med tynnere is (lokalkunnskap)
Vurdering: Isen kan variere mye i tykkelse i et vann og mellom ulike vann, med bakgrunn i lokale topografiske, naturgitte og klimatiske forhold. Sammen med lokalkjente må det i hvert enkelt tilfelle avgrenses hvor det normalt er trygt å ferdes. Sikre og usikre soner tegnes inn på et kart over vannet. Det bør ikke legges til rette for ferdsel i usikre soner.
5. Tilrettelegger skal ha kunnskap om etablering av naturisbaner
Vurdering:I kunnskapsportalen for idretts- og nærmiljøanlegg under «naturisbane» er det godt beskrevet hvordan en kan skape skøyteaktivitet på islagte vann. I tillegg gir nettsiden Varsom.no og Isskolen.no verdifull informasjon om sikkerhet og sikkerhetsutstyr.
6. Kart over aktuelt vann (is) med avmerking av hvor naturisbane skal prepareres, adkomst og parkering.
Vurdering: Viktig at kommunen, politiet, Røde Kors m.f. har oversikt over hvilke vann (iser) som skal prepareres for naturisbaner med adkomst og parkering.
7. Informasjon og sikkerhet på isen;
- Oppslag om sikkerhetsutstyr og sikker/ usikre soner ferdsel på is
- Lett tilgjengelig kasteline eller livbøye med tau
- Informasjon om «trygg is» eller «utrygg is»
- informasjon om at all ferdsel er på eget ansvar.
Vurdering: Tilrettelegger har et ansvar for å sørge for god og tydelig informasjon om sikkerhet på isen og at all ferdsel er på eget ansvar. Dette innebærer at alle har et ansvar, og at ikke barn og unge bør være alene på isen. Lett tilgjengelig kasteline eller livbøye med tau kan redde liv dersom noen skulle falle gjennom isen.
8. Avtalen gjelder for en sesong, men kan fornyes før hver sesong
Vurdering: Det legges opp til at avtaler inngås i forkant av hver sesong, gjerne med et fellesmøte der aktørene, kommunen, hjelpekorps, idrettsråd, politiet m.fl er tilstede for erfaringsutveksling og kunnskapsøkning. Siden det ofte er skifte av folk i organisasjonene, er det viktig å inngå ny avtale før hver sesong.
9. Navn på fører(e) og registreringsnummer på motorkjøretøy
Vurdering: For at det skal være en forutsigbarhet og kontroll på hvem som skal utføre tilretteleggingen, legges det opp til at navn på fører og registreringsnummer på motorkjøretøy legges inn i avtalen. Dette vil også gjøre det enklere for politiet og gjennomføre kontroller.
10. Avtalen skal være med i forbindelse med preparering
Vurdering: Fører må kunne vise fram avtalen ved en evt kontroll av politiet.