Møtets vert overveier på forhånd tre ting: Hva er formålet med møtet? Hvilken møtetype er det- beslutningsmøte, idé-møte, et informasjonsmøte eller noe annet? Hva skal møtet resultere i – skal det skrives referat eller andre notater?

Møteleder klargjør hva møtedeltakerne forventes å bidra med og inviterer kun relevante personer til møtet.

Møteleder skriver en klar og informativ møteinnkalling. Den skal gjøre deltakerne i stand til å forberede seg.

Møteinnkallinger skal besvares. Er man i tvil om hvorfor en er innkalt eller om hva en skal bidra med, kontakt møteleder for en avklaring. Kanskje det var en annen som skulle inviteres?

Gode forberedelse sparer tid for alle og gjør møtet langt bedre og resultatet mer kvalifisert. Derfor er både møteleder og møtedeltakere alltid godt forberedt.

Vi har respekt for hverandre og hverandres travle hverdag. Derfor begynner alle møter presis. Møteleder ønsker velkommen og avklarer forventninger. Vi slutter gjerne før, men (nesten) aldri senere enn fastsatt sluttidspunkt. Gode poeng blir ikke bedre av å gjentas ofte.

Selv om det kan være hyggelig å avholde møte, skal dagsorden følges. Møteleder har ansvar for å styre samtalen tilbake til tema dersom den har sporet av eller går på tomgang.

Gode ideer og beslutninger får først verdi når de de sies og gis videre. Derfor avtaler deltakerne på hvert møte kva som skal kommuniseres videre: Hvem skal kommunisere hva til hvem, når og hvordan skal det skje.

Når møtet er slutt, avrunder møteleder og har forhåpentligvis grunn til å takke møtedeltakerne for deres engasjerende og velforberedte medvirkning.

Følg opp, utfør de oppgaver som er dine og la informasjon gå videre. En god beslutning er ikke mer verdt enn en dårlig beslutning, dersom den ikke settes ut i livet.